Soumettre une demande de transfert de documents fédéraux

Information

Pour obtenir de l'aide avec ce formulaire, contactez le centre de liaison: centredeliaison-liaisoncentre@bac-lac.gc.ca
Veuillez prendre note qu’il n’est pas possible de sauvegarder ce formulaire dans le but de le compléter ultérieurement.
Les champs avec un « * » sont obligatoires.
Veuillez consulter les Procédures pour le transfert des documents fédéraux physiques et analogiques et les Procédures pour le transfert des document fédéraux numériques.
Veuillez utiliser le Gabarit d’inventaire pour soumettre votre liste de documents proposés pour le transfert.
Veuillez utiliser le Formulaire d’évaluation de transfert numérique si vous transférez des documents numériques.
Veuillez consulter la Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques si vous transférez des documents numériques.

Informations sur la personne-ressource

Nom de l’institution qui effectue le transfert

Veuillez spécifier

Nom de la personne-ressource

Titre du poste

Adresse 1

Adresse 2

Adresse 3

Ville

Province

Code postal

Numéro de téléphone

Adresse courriel

Confirmation du courriel

Le matériel est-il situé à l'extérieur de la région de la capitale nationale?

Veuillez noter que lorsque la demande de transfert sera approuvée par BAC, l’équipe de Contrôle physique de BAC vous contactera directement pour vous fournir les informations nécessaires à l’envoi des documents à BAC par service de messagerie.

Nom du contact pour la prise en charge
(si différent de ci-dessus)

Numéro de téléphone du contact
(si différent de ci-dessus)

Adresse courriel du contact
(si différent de ci-dessus)

Instructions spéciales pour la prise en charge

Détails sur les documents proposés pour le transfert

Nom du créateur
(si différent de l'institution ou des institutions identifiées ci-dessus)

Numéro d’autorisation de disposition

Contexte intellectuel des documents

Veuillez s.v.p. spécifier la quantité de contenants de chaque taille (même si la quantité est zéro).

Quantité de contenants B30

Quantité de contenants B20

Quantité de contenants B15

Quantité de contenants B10

Quantité de contenants non-standard

Quantité totale de contenants

Veuillez fournir les détails (dimensions) des contenants non-standard

Certains des documents transférés sont-ils numériques?

L'un de ces contenants contient-il un support de stockage portable?
(Disquettes, CD, clés USB)

Veuillez spécifier dans l’inventaire ou dans l’onglet Inventaire du Formulaire d’évaluation de transfert numérique quels contenants ou dossiers contiennent un ou des supports de stockage portable.

Veuillez remplir le Formulaire d’évaluation de transfert numérique et le joindre à cette demande.

Joignez le formulaire

Veuillez spécifier les numéros de contenants pour chaque de type support applicable (délimité par des points-virgules)

Textuel

Cartes

Dessins d’architecture et dessins techniques

Photographies

Films

Enregistrements vidéo

Enregistrements audio

Art documentaire et objets

Documents philatéliques

Autres

Quels sont les numéros de référence archivistiques et le nombre de volumes pour ce matériel? (le cas échéant)

Quelle est la plus haute catégorie de sécurité de ces documents?

Les documents de catégorie « Très secret » doivent être placés dans des contenants distincts des documents des autres catégories de sécurité.

Inventaire du matériel proposé pour le transfert

Aucun transfert ne sera accepté sans un inventaire détaillé respectant les exigences de BAC.

Est-ce que certains de ces documents ont été ouverts par l'AIPRP?

Veuillez s.v.p. préciser dans l’inventaire les contenants ou dossiers qui ont été examinés et ouverts par l’AIPRP.

Pouvez-vous soumettre l’inventaire avec cette demande?

S.v.p., préparez un inventaire qui respecte les instructions présentées dans le gabarit d’inventaire de BAC et joignez-le à cette demande.

Joignez le document

Si l’inventaire ne peut pas être soumis par voie électronique, veuillez en expliquer les raisons.

(Aucun transfert ne sera accepté sans un inventaire détaillé respectant les exigences de BAC.)

Veuillez s.v.p. ajouter toute information pertinente à cette demande qui n’est pas comprise dans les champs ci-dessus :

Modalités et conditions

Mon institution comprend que le processus de transfert résultera au transfert des documents spécifiés sous la garde et le contrôle légal de BAC.

Je déclare qu'aucun des documents proposés pour le transfert ne fait l'objet d'une ordonnance de conservation (mise en suspend du litige, mise en suspend pour des raisons juridiques, etc.).

Je déclare que les délais de conservation sont expirés pour tous les documents proposés pour le transfert.